Informácia o podmienkach, za ktorých sú spracovávané osobné údaje

V súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679  zo dňa 27.apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov  (ďalej aj ako ,,zákon č. 18/2018 Z. z.) informuje Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave subjekty údajov o podmienkach, za akých sú spracovávané osobné údaje

 

1. Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom, ktorý spracúva Vaše osobné údaje je Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave, Nám. J. Herdu 2, 917 01 Trnava, IČO :  36078913 ( ďalej len ako „ UCM “ )

 

2. Zodpovedná osoba

Kontakt na zodpovednú osobu:

  zodpovedna.osoba(zav.)ucm.sk
  + 421 33 55 65 126

V prípade akýchkoľvek otázok či požiadaviek ku spracovaniu Vašich osobných údajov sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu.

 

3. Zásady spracovania osobných údajov

Ochranu osobných údajov považujeme za dôležitú a preto jej venujeme veľkú pozornosť. Vaše osobné údaje spracovávame len v rozsahu, ktorý je potrebný pre činnosť univerzity. Zásady a pravidlá spracovania osobných údajov na UCM upravuje Smernica na ochranu osobných údajov Univerzity sv. Cyrila a Metoda v Trnave.

 

4. Zásady vyplývajúce z nariadenia GDPR:

a) Zásada zákonnosti - podľa ktorej musíme spracovávať Vaše osobné údaje vždy v súlade s právnymi predpismi a na základe aspoň jedného právneho základu ( zmluva, súhlas o spracovaní osobných údajov a zákon č. 18/2018 Z.z. ), aby nedošlo k porušeniu práv dotknutej osoby.

b) Zásada korektnosti a transparentnosti - nám ukladá povinnosť spracovávať osobné údaje odborne a transparentne a poskytnúť Vám informácie o spôsobu ich spracovania spolu s informáciou o tom, komu budú Vaše osobné údaje sprístupnené. Patrí sem aj naša povinnosť Vás informovať v prípade závažného porušenia bezpečnosti alebo úniku osobných údajov.

c) Zásada obmedzenia účelu - osobné údaje sa získavajú len na konkrétne určený, výslovne uvedený a oprávnený účel a nesmú sa ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.

d) Zásada minimalizácie - spracúvané osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú.

e) Zásada správnosti - spracúvané osobné údaje musia byť správne a podľa potreby aktualizované.

f) Zásada minimalizácie uchovávania - osobné údaje musia byť uchovávané pokiaľ je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, môžu sa uchovávať aj dlhšie, ak sa majú spracúvať výlučne na účel archivácie, na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel na základe osobitného predpisu.

g)  Zásada integrity a dôvernosti - nám ukladá Vaše osobné údaje zabezpečiť a chrániť pred neoprávneným,  nezákonným spracúvaním, stratou, výmazom alebo poškodením. Z týchto dôvodov prijímame početné technické a organizačné opatrenia pre ochranu Vašich osobných údajov. Súčasne dbáme na to, aby k Vašim osobným údajom mali prístup len poverený zamestnanci.

h) Zásada zodpovednosti - prevádzkovateľ je zodpovedný za dodržiavanie základných zásad spracúvania osobných údajov.

 

5. Účely pre ktoré spracovávame osobné údaje

Ako verejnoprávna inštitúcia spracúvame Vaše osobné údaje vo väčšine prípadov priamo na základe zákona ( napr. zákon č. 131/2002 Z.z. o vysokých školách v znení neskorších predpisov ) na plnenie našich zákonných povinností a plnenie úloh realizovaných vo verejnom záujme. Spracúvanie osobných údajov sa uskutočňuje pre nasledujúce účely:

1. Vzdelávacia činnosť:

a) Štúdium

b) Vyučovanie

c) Prijímacie konanie

d) Výmenné pobyty

e) Celoživotné vzdelávanie

2. Vedecko – výskumná, vývojová a tvorivá činnosť:

a) Riešenie projektov

b) Usporiadanie konferencií

c) Publikačná a vydavateľská činnosť

d) Habilitácie

3. Administratíva a prevádzka organizácie:

a) Personalistika a mzdy

b) Ekonomika a účtovníctvo

c) Obstarávanie zákaziek

d) Správa majetku

4. Ochrana majetku a bezpečnosť:

a) Kamerové systémy

b) Prístup do zabezpečeného priestoru

c) Spracovanie bezpečnostných incidentov

5. Komerčná činnosť:

a) Ubytovacie služby a s tým spojené služby

6. Informačná a propagačná činnosť:

a) Weby

b) Marketing a propagácia

c) Absolventi

d) Detská univerzita

 

6. Kategórie osôb, ktorých osobné údaje spracúvame

a) zamestnanci (osoby v pracovno-právnom vzťahu na UCM),

b) uchádzači o zamestnanie (osoby, ktoré majú záujem pracovať na UCM),

c) študenti (osoby, ktoré sa zúčastňujú všetkých foriem vzdelávania  na UCM),

d) uchádzači o štúdium (osoby, ktoré sa zúčastňujú prijímacích skúšok kvôli štúdiu na UCM),

e) absolventi (osoby, ktoré v minulosti študovali na UCM),

f) externí spolupracovníci (osoby bez pracovnoprávneho vzťahu na UCM zapojené do vzdelávacích, výskumných, zmluvných a ďalších aktivít na UCM),

g) účastníci výskumu (osoby zapojené do výskumných aktivít a projektov UCM),

h) zákazníci (osoby využívajúce a nakupujúce knižné produkty),

i) účastníci worshopov, seminárov a prednášok (osoby, ktoré sú súčasťou celoživotého vzdelávania na UCM).

 

7. Od koho osobné údaje získavame

1. Najčastejšie priamo od Vás (ak ste uchádzačom o štúdium, študentom, zamestnancom, účastníkom vzdelávania na UCM, návštevníkom UCM a podobne);

2. V osobitných prípadoch od tretích strán (napr. od súdov, exekútorov, sociálnej poisťovne,  z dostupných registrov vedených v zmysle osobitných zákonných predpisov alebo priamo od Vašej blízkej osoby).

3. Na spracúvanie Vašich osobných údajov, ktoré UCM získala pri plnení svojich úloh od tretích strán, sa pre plnenie povinnosti prevádzkovateľa transparentne informovať dotknuté osoby vzťahujú výnimky podľa čl. 14 ods. 5 GDPR. Ide napríklad o osobné údaje o členoch spoločnej domácnosti pri zdokladovaní sociálnych pomerov v rodine študenta ako žiadateľa o priamu sociálnu podporu poskytovanú v zmysle zákona o VŠ.

4. Vaše osobné údaje, ktoré UCM nezískala priamo od Vás môže spracúvať v rámci plnenia povinností a úloh, ktoré jej vyplývajú zo zákonných predpisov:

a) ako poskytovateľovi vzdelávania,

b) ako zamestnávateľovi,

c) ako subjektu vykonávajúcemu správu vlastného registratúrneho strediska

 

8. Na základe čoho budú Vaše údaje spracúvané

Vaše osobné údaje budú spracúvané zákonným spôsobom na rôzne účely pričom právnym základom spracúvania je niektorá/viaceré z nasledujúcich podmienok:

a) plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle osobitných zákonných predpisov;

b) výkon verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi;

c) plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba alebo predzmluvných vzťahov na základe žiadosti dotknutej osoby;

d) spracúvanie nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana (s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa);

e) súhlas dotknutej osoby so spracúvaním svojich osobných údajov na jeden alebo viaceré konkrétne účely.

 

9. Komu poskytujeme osobné údaje

Príjemcami osobných údajov dotknutých osôb sú rôzne okruhy subjektov, ktorým poskytujeme Vaše osobné údaje najčastejšie v rámci plnenia našich zákonných povinností alebo ide o našich vlastných zamestnancov, s ktorými prichádzate do styku ako dotknuté osoby.

 

10. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácií

Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa pri našich účeloch spracovania spravidla neuskutočňuje. Výnimkou je len:

a) poskytovanie osobných údajov zamestnanca ako riešiteľa medzinárodných projektov EÚ koordinátorovi projektu v tretej krajine (Srbsko a iné krajiny budúcich konzorcií projektov) pri účele Medzinárodné projekty,

b) poskytovanie osobných údajov účastníkov zahraničných mobilít napr. ERASMUS+ koordinátorovi VŠ v tretej krajine, ktorú si účastník vybral ako cieľovú krajinu svojej mobility.

Právnym základom prenosu do tretej krajiny je v týchto prípadoch čl. 46 odsek 2 písmeno a) Nariadenia EÚ 2016/679 (stanovenie primeraných záruk prenosu prostredníctvom právne záväzného a vykonateľného nástroja medzi orgánmi verejnej moci a verejnoprávnymi subjektami).

 

11. Doba uchovávania osobných údajov

Vaše osobné údaje sa uchovávajú bezpečne a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania, počas lehoty uloženia spisov určenej Registratúrnym poriadkom UCM, alebo do doby odvolania súhlasu, ak bol právnym základom získania Vašich osobných údajov; podľa toho, ktorá možnosť nastane skôr.

 

12. Uplatnenie práv subjektov údajov

1. Odvolať súhlas v prípadoch, kedy Vaše osobné údaje spracúvame na základe Vášho súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať elektronicky, na adrese zodpovednej osoby, písomne, oznámením o odvolaní súhlasu alebo osobne v úrade. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov, ktoré sme na jeho základe o Vás spracúvali.

2. Právo na prístup - máte právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré o Vás máme k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú Vaše osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú Vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

3. Právo na opravu - prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak si myslíte, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, prosím, neváhajte nás požiadať, aby sme tieto informácie upravili, aktualizovali alebo doplnili.

4. Právo na výmaz (na zabudnutie) - máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné a naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, to znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.

5. Právo na obmedzenie spracúvania - za určitých okolností ste oprávnený požiadať nás, aby sme prestali používať Vaše osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslíte, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, môžu byť nepresné alebo keď si myslíte, že už Vaše osobné údaje nepotrebujeme využívať.

6. Právo na prenosnosť údajov - za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú tretiu stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán.

7. Právo namietať - máte právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na našich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak nemáme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a Vy podáte námietku, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.

8. Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov - ak sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvane nespravodlivo alebo nezákonne, môžete podať sťažnosť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27;
tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214;
mail: statny.dozor(zav.)pdp.gov.sk, 
https://dataprotection.gov.sk